읽기

상대 방에게서 온 텍스트에는 많은 작전과 의도가 담겨있다.

먼저 메일의 수신/참조자 인원을 확인해 보자. 수신자가 나 하나일 수도 있고, 다른 사람이 포함되어 있을 수도 있다. 본인에게 요구되는 답변과 타인에게 요구되는 답변이 있으며 이를 참조자들에게 공유하고자 하는 것이다.

내용을 읽을 때는 발신자의 상황과 참조 인원에게 이를 공유하려는 의도를 생각하며 읽어야 한다. 메일 내용상 히스토리나 참조된 부분이 있는 경우 이력을 잘 살펴보는 습관 또한 중요하다.

되도록 빨리 읽어야 한다.

빨리 읽는 것은 속독이 아닌 발신자가 보낸 시간에 최대한 근접하게 읽어야 한다는 것이다. 실행 중인 프로젝트에서 메일이 오는 경우에 내용이 바뀌는 경우도 있다. 손해보지 않으려면 내가 빨리 읽어야 한다. 메일을 읽는 시간을 정하여 반드시 읽거나 되도록 빨리 읽는다면 먼저 대비할 수 있을 것이다.

요구사항을 정확히 읽고 이해하며 준비한다.

어디까지나 요구사항이 담긴 글이며 우리는 이 글을 보면서 상대방의 요구를 이해하고 보충할 질문을 생각하고 준비해야 한다. 보통 요구하는 사람은 A를 만들고 싶다는 내용뿐 대부분은 이것을 만들기 위해 무엇이 필요한지에 대해 생각하지 않는다. 참 쉽게 생각한다고 이해할 수 있으나 유감스럽게도 이들은 생각하지 않고 요구하는 것이다. 우리는 요구하는 내용이 뭔지 공감을 끌어내야 하는 포인트가 어떤 것인지 찾아내면 된다.

필요한 감정만 받아들이자.

간혹 텍스트에서 오는 말투나 어감이 다소 공격적이거나 무례한 경우도 있다. 이때는 어떤 문제 때문인지를 생각해 보고 사과가 필요한 상황이면 즉각 정중히 사과해야 한다. 이유 없이 무례한 경우는 거의 없지만 그런 경우가 있다면 무시하도록 하자.

쓰기

많은 작전과 의도를 담아 이해하기 쉽게 쓰자.

내용을 적을 때는 간결하게 정확한 내용만 담아 보낸다. 수신자를 정확히 명시하고 수신자에게 답변을 원하는 내용은 강조하며 문장은 길지 않게 작성한다. 메일은 길 수 있으나 문장은 길면 안 된다. 대부분의 수신자는 긴 문장을 잘 이해하지 못한다. 긴 설명이 필요한 경우는 첨부문서를 통해 표나 그림으로 정리하여 전달한다.

답변을 요구할 때는 명확하게 기한을 줘야 한다.

기한이 필요 없거나 바로 답변을 줄 수 있는 경우도 있겠지만 이런 경우는 굳이 메일이 아니더라도 충분히 답을 얻을 수 있는 경우일 것이다. 메일로 답변을 요구하는 것을 수신/참조자에게 공식적인 답변을 요구하는 것으로 기한 내로 답변을 받는 것이 좋다. 프로젝트 진행 중에는 답변 수신 여부에 따라 일정이 지연될 수 있으니, 내용에 따라 기한을 반드시 정하여 쓰도록 하자.

발송 전에 꼭 한 번 더 검토하자.

한 번 더 검토하는 이유는 내가 쓴 글을 다시 보며 상대방이 이해할 수 있는지 고민하고 교정해 나가는 것이다. 이때 기본적으로 맞춤법은 틀리지 말아야 한다. 틀릴 수 있겠으나 반복되는 경우에는 읽는 이로 하여금 신뢰를 떨어뜨린다. 수신/참조자가 제대로 들어가 있는지, 제목은 작성했는지 한 번 더 확인해야 한다. 간혹 내용에만 신경 쓰다가 제목을 빠트리거나 엉뚱한 수신자가 걸려있는 경우가 있으니 유의해야 한다. 첨부파일도 누락하지 말자.

필요한 감정만 쓰자.

간혹 메일은 보면 과하게 이모티콘을 사용하거나 느낌표, 따옴표 등을 사용하여 불필요한 감탄문을 쓰는 경우가 있다. 글은 친절해야 하지만 정확해야 한다. 불필요한 감정표현은 글 전체의 내용을 집중할 수 없게 만들거나 보는 이를 지치게 한다. 그러나 지나치게 무뚝뚝하게 쓰진 말아야 한다. 우리가 사람을 대면할 때에도 친절하지만 정확한 사람 앞에서 더 조심스럽고, 실수하면 안 될 것 같은 기분이 든다. 글도 마찬가지이다. 친절하지만 정확한 글이 강한 글이다.

말하기

사람은 말을 해야 한다.

읽고 쓰는 것은 증적이 남지만 말하는 것은 증적이 남지 않아 늘 아쉽다. 그러나 말하는 것은 사람을 ‘인지’ 하게 만드는 강력한 힘이 있다. 읽고 썼지만 정말 중요한 내용은 전화나 대면으로 말하여, 반복 기억하게 만들 필요가 있다. 상대방이 이해하지 못하는 것에 답답할 수 있으나 너무 오래 답답해할 필요 없이 말을 하자.

AI는 한 번만 저장해도 학습할 수 있지만 우리는 인간이기 때문에 대화도 필요하다. 대신 대화를 통해 AI는 이해할 수 없는 인간적인 우선순위가 생길 수 있다

정확하게 듣고 말하자.

대화 중 상대방이 말하고 있다면 끝까지 들어보자. 듣는 도중 본인 생각대로 판단하여 상대방의 말을 끊고 답변한다면 실수할 확률이 매우 높다. 끝까지 들어도 이해가 되지 않는 경우에는 이해하지 못한 것에 대해 솔직하게 말하자. 이해하지 못한 채로 더 듣거나 답변한다면 잘못된 답변을 할 수 있다. 내가 이해하지 못한 것은 나의 집중력 문제일 수 있으나 상대방이 설명을 잘 못해서일 수도 있다. 부끄럽게 생각하지 말고 꼭 다시 물어보아야 한다. 제대로 말하려면 정확하게 듣고 이해해야 한다.

필요한 말을 주로 하자.

필요한 말을 주로 하자는 것은 필요한 말만 하라는 것이 아니다. 대화한다는 것은 상대방의 말을 듣고 공감하며 말하는 것이다. 때문에 내 주장을 말할 때는 대화하는 상대의 말을 듣고 먼저 공감한 다음 주장해 보자. 공감한다는 것은 이해했다는 의미이기 때문에 상대방에게 주장하는 내용에 신뢰를 심어준다.